Ablauf und Termine planen

Ablauf und Termine planen

 
Vier der neun Planungs­schritte sind vollbracht. Wir haben das Ziel eines Projektes messbar formuliert, das Umfeld und die Stakeholder analysiert. Mit dem Projekt­struktur­plan haben wir die Aufgaben geplant, die zu tun sind, um das Ziel zu erreichen. Mit der Aufwands­planung wissen wir, wieviel Kapazität wir zur Bearbeitung brauchen. Damit haben wir wahrscheinlich einiges von unserem Projekt verstanden: Was wollen wir erreichen? Wo liegen mögliche Probleme in der Ziel­erreichung? – Was ist nun der nächste Schritt?

Wir planen den Ablauf und in Verbindung mit dem Aufwand die Termine.

Im Projekt­struktur­plan haben wir die logischen Zusammen­hänge der Aufgaben in Arbeits­paketen und Teil­projekten dargestellt; funktions­orientiert, phasen­orientiert oder auch objekt­orientiert.

Jetzt überlegen wir, wie die Abarbeitung der Arbeits­pakete hintereinander erfolgen muss, damit wir das Ziel erreichen. Was muss hinter­einander laufen, weil die Arbeits­pakete voneinander abhängen, was kann parallel bearbeitet werden? Wo sind Schnittstellen zwischen den Arbeits­paketen?

Die Abfolge der Arbeits­pakete wird durch Anordnungs­beziehungen gekennzeichnet:

1. Normalfolge oder Ende-Anfang-Beziehung – Ein folgendes Arbeitspaket startet, wenn das vorhergehende abgeschlossen ist
2. Anfang-Anfang-Beziehung – Ein Arbeits­paket startet gleichzeitig oder etwas zeitversetzt
3. Ende-Ende-Beziehung – die so verbundenen Arbeits­pakete können unabhängig voneinander anfangen. Wenn das erste der beiden fertig ist, muss das zweite z.B. zwei Tage später fertig sein.

Bei großen und umfang­reichen Projekten sind Ablauf- und Termin­planung zwei getrennte Schritte. Bei kleineren Projekten kann man das auch in einem Schritt schaffen.

Für die Terminplanung kommt eine neue Größe ins Spiel: die Dauer der Arbeits­pakete. Die hängt – ganz logisch – vom Arbeits­aufwand ab und von den verfügbaren Ressourcen für dieses Arbeits­paket. Wenn wir den Aufwand mit einem Arbeitstag abgeschätzt haben und die Person, die diese Aufgabe macht, hat 50% ihrer Zeit in dem Projekt, dann dauert das Paket wahrscheinlich zwei Arbeitstage.

Natürlich kann eine Person in mehreren Arbeits­paketen arbeiten. Dann achten wir darauf, dass keine Über­lastung durch die parallel zu bearbeitenden Arbeits­pakete entsteht. Lieber hier schon entzerren.

Viele Terminprobleme in Projekten entstehen durch unrealistische Planung: es wird oft davon ausgegangen, dass alle Personen, Materialien und Ausrüstungen zu dem Zeitpunkt vorhanden und verfügbar sind, wie es der Plan ergibt. Wir wissen aus der Praxis, dass dem nicht so ist.

Auf der anderen Seite wird manchmal mit so viel Reserve geplant, dass der Fertigstellungs­termin in weite Ferne rückt. Hier brauchen wir einen realistischen Kompromiss: Goldratt, ein israelischer Physiker und Projektmanager vertrat die Meinung, dass 50% Eintritts­wahrschein­lichkeit für die Termin­treue ausreichen, denn die Einhaltung von Terminzielen folgt einer Gauß Verteilung. Wir können mit dem Arbeits­paket in der Umsetzung früher fertig werden, genauso wie geplant oder später. Ich finde Goldratt ein bisschen zu streng und empfehle die Termin­sicherheit bei 60 bis 70 % anzusetzen. Und ausdrücklich zu erlauben, mit dem Arbeits­paket auch vor dem errechneten Termin fertig zu sein.

Ich kann die Stimmen schon hören, die sagen, wo ist die Reserve, wenn etwas länger dauert als geplant. Zum einen können dann die Zeiten genutzt werden, die in den anderen Paketen zu hoch eingeschätzt wurden. Dann planen wir tatsächlich einen Puffer für solche Situationen ein. Und wenn das Arbeits­paket nicht auf dem kritischen Pfad liegt und so hat es automatisch einen Zeitpuffer.

Was ist denn das, der kritische Pfad? Der kritische Pfad ergibt sich aus den aufeinander­folgenden Arbeits­paketen, die den Endtermin eines Projektes bestimmen. Liegt ein Arbeitspaket auf dem kritischen Pfad und dauert länger, verschiebt sich automatisch der Endtermin des Projektes.

Spätestens hier verwenden Sie bitte ein Planungs­tool. Ob das eine EXCEL-Tabelle, MS-Project oder jedes beliebige andere Tool ist, hängt von Ihrem Umfeld und den Anforderungen ab. Wir nehmen uns jetzt das Projekt, das Sie schon kennen, und bauen aus dem Aufwands­plan einen Ablauf- und Terminplan. Hier kommt der Aufwands plan ergänzt um die Dauer der Arbeits­pakete:

Im nächsten Bild sehen wir den vernetzten Balkenplan, in dem die Arbeits­pakete in ihrer zeitlichen Länge, in der Reihenfolge Bearbeitung und mit den Abhängig­keiten geplant sind.

Die roten Balken markieren den kritischen Pfad. Reserve und Puffer werden vor den Meilen­steinen geplant.

Jetzt können wir mit dem Plan arbeiten. Änderungen in der Durch­führung, die in jedem Projekt vorkommen, werden durch die Vernetzung automatisch berechnet. Das ermöglicht es uns, die terminlichen Auswirkungen abzuschätzen. Und erleichtert die Diskussion und Entschei­dungen, weil wir mit konkreten Zahlen und Fakten arbeiten.

Mit den Ergebnissen aus dem Termin­plan gehen wir in die Ressourcen­planung, die erst jetzt zuverlässig möglich wird. Dazu mehr im nächsten Blogbeitrag.