Ressourcenplan

Ressourcenplan – wichtig und oft vernachlässigt

 
Herzliche Glückwunsch! Wenn Sie bis zum Ablauf- und Terminplan auf der Basis der Inhalte gekommen sind, haben Sie schon richtig gut geplant und das Projekt durchdacht.

Warum funktionieren trotzdem so viele Projekte nicht? Es gibt viele Gründe; einer davon ist ein fehlender Ressourcen­plan bzw. das Nicht­beachten der vorhandenen Ressourcen besonders in Verbindung mit dem Planen mehrerer Projekte. Und dann kommt es zu dem schädlichen Multi­tasking. Geht es anders? Ja.

Mit dem Ablauf- und Terminplan haben wir den idealen Termin­plan noch ohne Abstimmung mit den verfügbaren Ressourcen. Ressourcen sind alle Einsatz­mittel – also Menschen, Maschinen und Einrichtungen – die zum Erreichen des Projekt­ziels nötig sind.

Ressourcenplanung ist insbesondere deshalb wichtig, da in Unternehmen oft mehrere Projekte parallel laufen, die eventuell auf die gleichen Ressourcen zugreifen müssen. Und die normale Linien­arbeit ist ja auch zu tun.

Folgende Fragen sind bei der Ressourcen­planung zu beantworten:

• Welche Abteilungen / Organisationen müssen zur Erledigung der Aufgaben zu welchem Zeit­punkt eingeschaltet werden? Welche Skills sind nötig
• Ist die erforderliche Kapazität und Qualität vorhanden? Wenn nein, welche Alter­nativen können wir nutzen?
• Handelt es sich um Engpass­ressourcen, die ggf. mit dem Tages­geschäft des betreffenden Linien­managers oder gar mit anderen konkurrie­renden Projekten zu teilen sind? Was muss ich tun, um im Falle von Engpass­ressourcen für mein Projekt zum Zuge zu kommen?
• Sind Unterauftragnehmer erforderlich? (make or buy – Entscheidung)
• Sind die nötigen Betriebs­mittel vorhanden?
  a. Maschinen
  b. Testgeräte
  c. Arbeitsplätze
  d. Infrastruktur
• Sind eventuell Investitionen notwendig? – Bestell- und Beschaffungs­vorgänge
• Wie kann ich sicherstellen, dass die zugesagten Ressourcen (insbesondere die Engpass­ressourcen) während der Projekt­laufzeit auch verfügbar bleiben?
• Wie kann flexibel auf Änderungen im Bedarfs­fall reagiert werden?

Wenn Sie Ihren Plan haben, schauen Sie, wen brauche ich wann. Dann gehen Sie zu dem entsprech­enden Abteilungs­leiter und fragen an. Da macht sich die Planung schon bezahlt, denn Sie können genau sagen, welche Qualifikation/ Skills Sie wann brauchen. Der Abteilungs­leiter kann dann sagen, ob das mit den anderen Anfor­derungen an die Abteilung zu dem von Ihnen geplanten und gewünschten Zeit­raum gehen kann.

Wenn ja, ist alles gut und Sie haben eine Verein­barung, die von beiden Seiten eingehalten wird.

Wenn nein, fängt der Spaß in der Planung erst an. Dann suchen Sie am besten gemeinsam, mit dem Abteilungs­leiter nach einer Lösung. Das bedeutet nicht jammern, dass alles so schwierig ist, sondern überlegen, wie es gehen kann.

Aus dieser kurzen Darstellung sehen Sie, dass Sie in Projekten – besonders in der Matrix­organisation – immer die Zusammen­arbeit mit den Abteilungs­leitungen brauchen, denn diese haben die Ressourcen und die Verant­wortung dafür, dass das Tages­geschäft neben den Projekten effizient und effektiv läuft.

Priorisieren

Da oft viele Aufgaben zu erledigen sind, kann es bei Engpässen sinnvoll und zieldienlich sein, Prioritäten zu setzen. Das bedeutet, dass klar ist, welches Projekt Vorrang hat und welches dann als nächstes kommt. Man kann sich das ein bisschen vorstellen wie bei einem Feuerwehr­einsatz. Oberste Priorität hat immer das Retten von Menschen­leben, erst danach kommt das Verhindern der Brandaus­breitung und das Löschen des Feuers. Wichtig ist, dass Prioritäten bekannt sind und die Konsequenzen daraus von allen akzeptiert werden.

In Bezug auf Ressourcen geben Prioritäten den Mitarbei­tenden Sicherheit, dass es ok ist, wenn sie das geringer priorisierte Projekt erstmal liegen lassen und die Aufgaben aus dem höher priorisierten Projekt machen.

Engpassressourcen

Das ist besonders wichtig für sog. Engpass­ressourcen. Das sind solche Ressourcen, die z.B. in jedem Projekt gefordert sind und die immer ausgelastet sind. Sie wirken wie ein Flaschen­hals, weil alles da durch muss.

Und ein Flaschenhals verstopft, wenn zu viel gleichzeitig passieren soll. Daher ist es so wichtig, dass wir eins nach dem anderen machen dürfen.

Auch wenn ich selbst mein einziger und Projekt­mitarbeiter bin, ist Ressourcen­planung wichtig, um die Aufgaben richtig zu staffeln und einen ehrgeizigen und trotzdem realistischen Endtermin zu finden.

Im Verlauf des Projektes wird es Änderungen sowohl in der Verfüg­barkeit der Ressourcen als auch in der Inanspruch­nahme geben. Darüber können Sie in einem der nächsten Blogs zum Thema Projekt­steuerung lesen. Eine Tätigkeit verrate ich hier schon: Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation mit den anderen Projekt­managern und enge Zusammen­arbeit mit den Linien­managern, um knappe Ressourcen zu teilen.